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上一篇我们介绍了如何通过 ChatGPT 进行邮件的撰写和翻译、公文撰写等。
推荐使用ChatGPT中文版,国内可直接访问:https://ai.p6p6.cn
而我们打工人常用的还有 Office 三件套 Word , PPT , Excel,今天我们就来看下ChatGPT协助处理excel的相关说明 。
EXCEL实战技巧(一)中也提到了相关的一些操作,但是都是传统的操作方法,既然到了AI时代,虽然现在国内Copilot还用不了,但是有些我们还是可以问ChatGPT的。
我们今天就来一起看下如何通过 ChatGPT 帮助你更好的完成 Excel 的相关操作。对于大部分人,实际上都并不精通 Excel , 有的连基本的公式都不会,或者就会个sum之类的函数。如果遇到问题基本都是到搜索引擎上去搜,在我见过的人里面这算是好的,知之为知之,不止百度之。也有很多人连这个意识都没有。我们的教程只能是还知道搜索的人了,因为不会搜索的人根本就不会打开,因为他不感兴趣。
现在有了 ChatGPT ,和搜索引擎最大的不同就是你可以完全不懂,也不用记住公式,只要你能把问题描述清楚就能得到答案,而且是直接针对你的问题 的解决方案,不是搜索引擎上搜到的要一页一页的翻找,找到了还不一定是能够解决我们问题的答案。我想说的是浏览网页不是目的,我们的目的是用搜索到的信息做事,Bing Chat彻底改变了搜索这件事,但可惜的是国内还用不了,那就用ChatGPT了,他们的逻辑和底层是一样的,也应该会是以后搜索引擎的方向,我们事先演练起来。
我们一起来看下 Excel 会变得多么简单,看完以后你会发现,我们以后都不需要学习 Excel 公式了。
按照EXCEL操作的几个部分和层次,我们来看下 ChatGPT 辅助 Excel 的方法:
简单公式,复杂公式,数据分析,VBA编程
简单函数
通过 Excel 公式解决的问题,假设我们不知道用什么公式,但是我们明确知道要解决什么问题。
下面举个例子:
为了演示,我们需要一份数据,找起来也比较麻烦,干脆我们找ChatGPT生成一份。
你可以把生成的数据直接粘贴到 Excel 里面,作为演示数据挺好用的。
还有一种就是你有实际的数据,但是是“日期省份保险产品销售人员保费收入保单件数2023-06-01北京车险张三100032023-06-02上海健康险李四5002”
有规律,但是是连在一起的文本数据,当然你可以可以告诉ChatGPT,请帮我把以下数据整理成表格。格式要求:A列:日期.......................。“......数据”
日期 | 省份 | 保险产品 | 销售人员 | 保费收入 | 保单件数 |
---|---|---|---|---|---|
2023-06-01 | 北京 | 车险 | 张三 | 1000 | 3 |
2023-06-02 | 上海 | 健康险 | 李四 | 500 | 2 |
它能马上帮我们整理好,如果超出字数限制了,我们可以分批来。
回到公式上面,先来个最简单的,对保费收入和保单件数进行汇总,有人可能说这个谁不会啊,不用这么麻烦问它,哈哈,我们只是演示么,别急,咱们一步一步来。
因为我们的数据直接是用 ChatGPT 生成的,直接问它就行了。
它告诉了我们公式,按照步骤操作就可以了。
如果我们的数据原本就在 Excel 中,这时候要如何让 ChatGPT 帮助我们解决问题呢?
那就需要提示语了,永远的第一条:角色设定,背景介绍
这里其实也没必要把每一列都告诉模型,只告诉你会用到的列就行。
复杂函数
上面太简单了,那我们来个稍微复杂一点的吧。条件求和,如果说你知道sumif,还是太简单,别忘了我们的假设是我们不知道用啥公式,ChatGPT只是我们的杠杆,有支点,支点更高一点那更好。
比如计算车险的保费,这时候相当于给了限定条件,接下来我们继续交给ChatGPT。
那就需要提示语了:
永远的第一条:角色设定,背景介绍(可以直接粘贴几行Excel的数据),明确要求。
按照ChatGPT给的公式直接放入就可以了。
可能有人说这个太简单了,不用这么麻烦,还是那句话,ChatGPT只是我们的杠杆,有支点,支点更高一点那更好。总有你不会的,你可以问问它。
复杂操作
这里包含其他常规操作,做图,数据透视表等一系列操作,如果不会都可以直接问它,它是真手把手的一步一步教你啊。
如果前面没有数据背景就需要你告诉模型你的 Excel 数据是由哪几列组成,给个数据示例,明确你的需求,告诉它需要步骤。
VBA编程
如果说你还是觉得上面简单,不需要ChatGPT协助,那么恭喜你,你的excel水平至少是达到了及格的水平了。
接下来我们看在 Excel 中最难的部分 VBA (也就是大家平时说的宏),这一块应该是要上一个水平了,有一定的难度。就算自己会写,其实也可以找ChatGPT协助,毕竟敲代码掉头发啊。对于我们普通人来说就更有帮助了,ChatGPT的编程水平应该还要比前面讲的操作水平好。有了ChatGPT人人都可以写个VBA来处理下excel的工作了,让不会编程的人会编程,让会编程的人从此获得了陪伴感。
继续还是使用上面的示例数据吧
现在我们需要按照日把表格拆分到不同的sheet。
它不但给出了代码,还有提示:
在这段代码中,我们首先创建一个唯一日期的集合,然后遍历数据源工作表的日期列,并将唯一日期添加到集合中。接下来,我们根据唯一日期创建新的sheet,并将数据源的第一行复制到新sheet中。然后,我们使用日期作为过滤条件,过滤并复制符合日期的数据到新sheet。最后,我们关闭过滤并返回到数据源sheet。
请确保在运行代码之前将数据源工作表的名称更改为正确的名称(例如"Sheet1"),并确保数据从第二行开始。你还可以根据需要进行其他代码调整和优化。
在运行代码之前,请保存Excel文件以防止意外情况发生。希望这对你有帮助!如果你有任何其他问题,请随时问我。
Sub SplitDataByDate()
Dim wsSource As Worksheet
Dim wsDestination As Worksheet
Dim lastRow As Long
Dim i As Long
Dim uniqueDates As Collection
Dim dateValue As Date
获取数据源工作表
Set wsSource = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1")
新建一个存放唯一日期的集合
Set uniqueDates = New Collection
获取最后一行
lastRow = wsSource.Cells(wsSource.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
将唯一日期添加到集合中
On Error Resume Next
For i = 2 To lastRow
dateValue = CDate(wsSource.Cells(i, 1).Value)
dateValue, CStr(dateValue)
Next i
On Error GoTo 0
根据唯一日期创建新的sheet并拷贝数据
For i = 1 To uniqueDates.Count
创建新sheet
Set wsDestination = ThisWorkbook.Sheets.Add(After:=ThisWorkbook.Sheets(ThisWorkbook.Sheets.Count))
重命名sheet为日期
Format(uniqueDates(i), "yyyy-mm-dd") =
拷贝数据到新sheet
wsDestination.Rows(1)
过滤并拷贝符合日期的数据
Field:=1, Criteria1:=CStr(uniqueDates(i))
F" & lastRow).SpecialCells(xlCellTypeVisible).Copy wsDestination.Cells(2, 1) :
关闭过滤
False =
Next i
返回到数据源sheet
wsSource.Activate
End Sub
这代码写的真的是不但格式标准,还给出了注释和解释。
运行我们得到了结果。
这样一些小程序段就很容易实现了,当然你还可以用来做更复杂一点的项目。
你是产品经理,你提出需求和规划,ChatGPT是程序员,它来写代码找bug。你值得把你经常性做的一些有关excel的琐碎的事情都交给ChatGPT来写一段代码来实现,能让机器做的干嘛要自己做呢,你可以摸鱼了,哈哈。
总结
通过上面大家会发现类似 Excel 的操作,原来我们需要专门学习,背大量的公式才能操作的比较熟悉,而编程这种技能感觉离我们普通人很远,现在我们不需要专门记忆公式了,而且自己就可以整个小程序了。原先整个互联网就是你的大脑,现在你有了助理ChatGPT,它可是什么都会的AI啊。
GPT会大大提高程序员的编程效率。你从此之后再也不需要记住具体的程序语句,也不需要设计小算法了。GPT是你最忠实最得力的助手。而且你从此都不用独自编程了,你获得了陪伴感。
GPT最大的贡献,还是让你我这样平时不编程的人可以编程了。GPT是在给人赋能,它解放了我们。